Comment gérer son temps: 9 conseils pour être efficace [2021]

Pour la plupart d’entre nous, savoir comment gérer son temps est aujourd’hui un vrai challenge

En effet, que ce soit au travail, à la maison ou encore à l’école, la bonne gestion du temps est extrêmement importante pour devenir plus productif et efficace. 

Mais alors comment faire pour bien gérer son temps? Que faut-il mettre en place et que faut-il éviter? 

Je vous guide pas à pas!

#1. Ayez conscience du temps

Comment gérer son temps – Photo de Brad Neathery.

Lorsque l’on veut gérer et organiser son temps, il est primordial d’avoir conscience de celui-ci dans nos tâches quotidiennes et notre travail. 

Cela permettra en premier lieu de constater quelles sont les tâches qui vous prennent énormément de temps superflu, vous empêchant ainsi d’avancer sur des projets qui vous sont chers. 

Par exemple, si vous constatez que vous prenez 30 à 40 minutes pour répondre à chaque e-mail, vous comprendrez que ce temps précieux est gâché.

Cela vous permettra d’ajuster votre routine et de décider de mettre moins d’efforts pour répondre aux e-mails afin de mettre ce temps dans ce qui est vraiment important.  

Ensuite, lorsque vous prenez conscience du temps que vous allouez pour chaque tâche, vous serez capable d’organiser vos journées à l’avance de manière très efficace. 

Par exemple, de 9h à 9h15 vous répondez aux e-mails, de 9h15 à 10h15 vous travaillez sur tel projet, puis de 10h15 à 12h00 vous êtes sur tel élément du projet, etc. 

En pratique
Allouez 10-15 min par jour ou 1 x tous les 2-3 jours pour répondre à vos e-mails. 
Fractionnez votre journée en projets et priorités. 
Prévoyez des pauses de 10-15 minutes dans votre journée pour prendre l’air, faire des étirements, regardez vos réseaux sociaux, etc.
Mettez vous une alarme pour reprendre le travail une fois la pause terminée.

La gestion du temps et des priorités passe par une prise de conscience de celui-ci. 

Attardez-vous sur les éléments qui vous retiennent d’avancer à vitesse grand V, rectifiez, essayez, modifiez, vous permettant ainsi d’atteindre une meilleure productivité.

#2. Fixez des deadlines

Comment gérer son temps – Photo d’Estée Janssens.

Avoir des deadlines, c’est-à-dire des dates limites, vous permettra de gagner un temps précieux et d’améliorer votre gestion du temps. 

Lorsque l’on a une tâche à accomplir sans date butoir, la tâche peut s’étendre et prendre deux fois plus de temps que ce qu’elle n’aurait dû. 

Aussi, la tâche ou le projet peut même passer à la trappe car il n’y a pas d’échéance et passe donc au second plan. 

Dans certains cas, les deadlines font déjà partie de notre quotidien, par exemple, vous devez réviser pour cet examen qui a lieu dans deux semaines où vous devez acheter tel cadeau d’anniversaire avant telle date. 

Ces dates limites sont indispensables à notre efficacité et à la gestion des priorités, car c’est ce qui nous permet de passer à l’action.

Dans d’autres situations, il est de notre devoir de mettre des dates limites par nous-même, comme par exemple, si je dois écrire mon CV, il faut que je me mette une date limite pour le faire, ou si vous êtes entrepreneur, vous devez travailler avec des deadlines pour chaque tâche.

En instaurant des dates butoir à votre quotidien, vous organisez votre temps, et vos tâches sont plus vite accomplies.

En pratique
Réfléchissez au temps que chaque tâche prend ou devrait prendre.

Par exemple, de combien de temps vous aurez besoin pour chercher ce cadeau d’anniversaire, pour écrire votre CV, pour passer cet appel, etc.
Utilisez des outils de gestion du temps (point suivant) pour vous aider à mettre en place vos deadlines, vous permettant d’organiser votre temps et de le gérer comme il faut.

Lorsque l’on désire gérer son temps, les deadlines sont des basiques qu’il faut mettre en place et prendre l’habitude d’utiliser.

#3. Utilisez des outils de gestion du temps

Comment gérer son temps – Photo d’XPS.

Nous vivons aujourd’hui dans un monde de technologie et d’innovations, et les outils à notre disposition sont souvent plus performants dans la gestion du temps que nous. 

Il serait alors dommage de s’en priver dans notre quotidien pour nous aider à gérer notre temps comme il faut.

Et dépendamment de ce dont vous avez besoin, vous trouverez sur internet une panoplie d’outils et de logiciels qui vous aideront au mieux. 

1. Google Calendar

Personnellement, j’utilise Google Calendar pour organiser mes semaines et mes journées.

Ce que j’adore avec cet outil c’est que je peux jouer avec les couleurs de mes tâches et surtout planifier toutes mes journées à la minute près. 

Je vais organiser mon temps en fonction des priorités de chaque journée et attribuer une couleur bien spécifique pour chaque projet.

Aussi, lorsque j’ai des tâches récurrentes, je les note une seule fois et l’outil les répète automatiquement sur tous les jours nécessaires. 

Outil de gestion du temps – Photo de Bienetresimple.

2. Trello

Pour organiser mes tâches et projets dans le détail, j’utilise principalement l’outil Trello qui permet de créer des tableaux regroupant des cartes pour chaque tâche. 

Ce que j’aime avec cet outil de gestion du temps c’est que vous pouvez organiser toutes vos tâches dans le detail et organiser absolument tous vos projets.

Vous pouvez jouer avec les couleurs, mettre des dates limites pour chaque tâche, ajouter des checklist, etc. 

Outil de gestion du temps – Photo de Bienetresimple.

3. Notion

Un outil que j’ai découvert il y a peu, c’est Notion. Cet outil incroyable permet de créer des listes, des tableaux et beaucoup plus. 

Il est en anglais mais est très facile à comprendre, c’est le parfait outil pour gérer son temps et ses priorités.  

Outil de gestion du temps – Photo de Bienetresimple.

Ces outils sont tous gratuits, il suffit simplement de s’inscrire. 

Vous pouvez également utiliser les applications déjà présentes sur votre téléphone ou ordinateur comme notes, pages pour mac, etc. 

Les outils de gestion du temps sont des alliés précieux pour gérer votre temps, vos priorités et organiser tous vos projets, alors profitez-en.

#4. Prenez le temps de planifier

Comment gérer son temps – Photo de Marten Bjork.

Vous avez maintenant conscience du temps que vous prend chaque tâche (approximativement), vous avez vos deadlines lorsque nécessaire et vous avez plein de nouveaux outils à tester, c’est donc le moment de planifier

Pour bien gérer son temps, la planification et l’organisation sont essentielles

L’objectif ici est d’apprendre à planifier à l’avance vos journées et semaines pour être le plus efficace possible et pour ne plus perdre de temps à vous questionner sur ce que vous avez à faire. 

Ainsi, vous restez organisé et concentré sur ce qui compte. 

En pratique
Répartissez toutes les tâches similaires sur une même journée.

Par exemple, le lundi sera la journée ou j’écris un article et je le publie, le mardi je travaille sur tout ce qui touche au site et je règle tous les bugs, etc.
Personnellement, j’aime également planifier certains éléments du quotidien qui ne sont pas du travail, comme ma routine du matin par exemple.

Par exemple, de 7h à 8h30 je fais mes soins beauté, ensuite 20 min de yoga, ensuite je prépare mon repas du midi pendant 30-40 min, etc.

Cela me permet de commencer ma journée productive et efficace!

Prendre le temps de planifier ses journées et sa semaine va complètement changer votre façon de travailler et de gérer votre temps.

#5. Faites des listes pour organiser votre temps

Comment gérer son temps – Photo de Jess bailey.

C’est bien simple, les listes sont mes meilleures amies, elles m’aident à gérer mon temps d’une façon incroyable

De plus, elles me permettent de ne rien oublier en libérant mon esprit et c’est une vraie satisfaction de barrer les tâches accomplies. 

Bref, je les adore. 

En effet, avoir une liste de choses à faire est un vrai gain de temps car vous n’avez pas à penser à ce qu’il faut faire ou qu’elle est la prochaine étape pour telle ou telle tâche. 

De plus, elles permettent de suivre et de voir vos progrès accomplis à travers les tâches remplies. 

C’est une bonne façon de voir son évolution en matière de productivité et d’accomplissement. 

Que ce soit sur papier ou encore sur un logiciel, les listes doivent faire partie de votre quotidien pour gérer au mieux votre temps et vos priorités. 

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#6. Concentrez-vous sur une tâche à la fois

Comment gérer son temps – Photo d’Avel Chuklanov.

Pour gérer son temps comme il faut, il est important de se concentrer sur une tâche à la fois et surtout d’aller jusqu’au bout de celle-ci.

Si vous la faites à moitié et que vous y revenez plus tard, vous allez perdre du temps à vous remettre dedans. 

C’est notamment le cas lorsque vous vous laissez distraire par un élément extérieur. 

Par exemple, si vous êtes en train d’écrire une dissertation et que vous recevez un e-mail que vous décidez de lire et d’y répondre, vous coupez ainsi votre élan de travail et donc votre concentration. 

En pratique
Lorsque vous travaillez sur une tâche, fermez votre boîte mail, mettez votre téléphone sur “ne pas déranger”, et concentrez-vous à fond sur cette tâche pour être productif et ne pas perdre de temps.
Ne naviguez pas sur les réseaux sociaux si ce n’est pas le temps de votre pause, car cela vous distraira complètement de ce que vous êtes en train de faire. 

En bref, pour une bonne gestion du temps et une bonne productivité, restez concentré sur vos projets et évitez au maximum toutes les distractions.

#7. N’ayez pas peur de changer votre agenda

Comment gérer son temps – Photo de Maddi Bazzocco.

Lorsque l’on apprend à gérer son temps, il peut être difficile au début de modifier son agenda en cours de route. 

Pourtant il est important de garder cette flexibilité en prenant en compte notre état physique et notre niveau d’énergie. 

Par exemple, vous avez prévu que ce mardi après-midi vous allez réviser pour votre examen qui a lieu dans deux semaines et mercredi matin, vous allez faire votre dissertation. 

Mais en arrivant mardi après-midi, vous ne vous sentez pas de réviser, vous avez plutôt de l’énergie et l’inspiration pour la dissertation. 

Pas de problème, vous avez juste à échanger ces deux tâches. 

N’hésitez pas à changer et modifier vos journées au fil de la semaine et de votre énergie, tant que cela n’affecte pas vos deadlines. 

Il est important d’écouter votre corps car vous serez plus efficace et productif ainsi, vous perdrez surement moins de temps à accomplir vos tâches.

#8. Il est temps de déléguer

Comment gérer son temps – Photo de Corinne Kutz.

S’il y a bien un élément qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous permettre de vous concentrer sur le plus important, c’est déléguer

Il faut être honnête, aujourd’hui on veut tout avoir et tout faire, mais c’est impossible, et nous sommes toujours à court de temps. 

En déléguant les éléments de votre quotidien qui ne sont pas prioritaires pour vous, vous libérez du temps pour ce qui est important

Par exemple, vous travaillez à temps plein et avez des enfants, vous voulez passer le week-end avec eux, faire du sport ou encore voir des amis, mais vous ne pouvez pas car vous devez nettoyer, ranger, faire les machines, etc. 

Eh bien pour libérer du temps, vous pouvez prendre une femme de ménage 1x par semaine où toutes les deux semaines qui fera en sorte que votre maison reste propre pendant que vous profitez de votre famille. 

Vous gagnez ainsi un temps précieux pour ce qui compte vraiment et c’est ainsi que vous aurez une bonne gestion du temps.  

#9. Ne cherchez pas la perfection

Comment gérer son temps – Photo de Milan Popovic.

Mon dernier conseil est de ne pas chercher la perfection dans la gestion du temps. 

Tout d’abord, c’est un processus qui demande des efforts et de la patience, vous allez essayer et modifier des éléments au fur et à mesure pour trouver ce qui vous convient. 

Aussi, ne cherchez pas la perfection au travail ou dans le quotidien, une fois qu’une tâche est terminée et que c’est suffisant, il faut passer à autre chose, c’est aussi pour cela que les deadlines sont importantes. 

Elles vous forcent à passer à la tâche suivante. 

De plus, vous devez garder un équilibre de santé aussi bien physique que mentale.

La gestion du temps est là pour vous aider à en gagner ailleurs et non pas pour entasser le maximum de choses. 

En gérant votre temps comme il faut, vous en trouverez ailleurs pour vos hobbies, passer du temps avec vos proches ou bien faire du sport. 

4 livres sur la gestion du temps

Ces 4 livres sont extra pour apprendre la gestion du temps, des priorités et l’organisation.

Documents pour gérer votre temps

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Vous l’aurez compris, la gestion du temps n’est pas si difficile, il suffit d’avoir les bons outils et surtout de s’y mettre.

De plus, bien gérer son temps peut avoir de réelles conséquences sur votre quotidien et sur votre efficacité. 

Quelles sont les astuces que vous utilisez pour gérer au mieux votre temps? Dites-le-moi en commentaire.

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