etre plus productif

Comment être productif: 10 conseils pour y arriver [2021]

Comment être productif et gagner en efficacité? Voilà une question que je me pose souvent ces derniers temps. 

Avec l’hiver qui est là et les incertitudes liés au COVID, je ressens une certaine perte de vitalité et surtout de motivation. 

Et dans ces cas-là, j’aime prendre du recul, réfléchir et instaurer des changements dans ma routine de vie pour retrouver mon énergie et ma productivité. 

Alors, si vous aussi, vous ressentez cette perte d’efficacité, il est grand temps de prendre le taureau par les cornes et de se remettre en selle, hihaaa!

#1. Vous êtes en haut de la liste

Etre productif – Photo de Toa Heftiba.

Pour être plus productif, il faut commencer par soi

Pendant longtemps, j’ai eu la mauvaise habitude de regarder mon téléphone tout de suite après avoir ouvert les yeux. 

Je me retrouvais donc sur les réseaux sociaux à lire les nouvelles du monde, ou encore sur mes e-mails et messages personnels. 

Le résultat: j’étais dans un état de stress qui me pompait mon énergie dès le réveil. 

Lire les news, ses e-mails ou encore ses messages personnels dès le lever, n’est pas une habitude de vie saine car cela vous apporte stress et anxiété alors que votre journée n’a même pas encore commencé. 

Il est donc important d’instaurer une routine du matin productive, saine et équilibrée qui vous apportera le calme nécessaire avant de débuter votre journée chargée. 

En pratique
Réveillez-vous sans écrans, en utilisant un vrai réveil. 
Prenez le temps de vous étirer et de vous réveiller lentement. 
Ouvrez vos rideaux ou volets pour prendre le plus de lumière naturelle possible.  
Mangez un petit déjeuner sain, riche en fruits et dans le calme. 
Faites votre routine de soin correctement
Faites du sport ou de la méditation. 

Ceux-ci ne sont que des exemples de ce que vous pouvez changer, le plus important reste d’avoir une routine du matin qui soit adaptée à vos besoins et envies. 

Une routine qui vous permet de gagner en productivité et de commencer votre journée au mieux de votre forme. 

#2. Ayez un espace de travail propre et organisé

bureau propre et rangé avec ordinateur et calendrier

Etre productif – Photo de Roman Bozhko.

Je ne sais pas vous, mais personnellement,  je suis incapable de travailler et être productive si mon espace de travail est en désordre

Car lorsque votre espace de vie ou de travail est en pagaille, votre esprit tend à l’être également.

Alors pour devenir plus productif, on range son bureau, ou l’espace dans lequel on travaille, pour en faire un espace propre et accueillant

Un espace qui vous donnera envie de travailler et qui vous motivera. 

En pratique
Commencez par ranger tout ce qui n’a pas sa place sur votre bureau. 
Nettoyez régulièrement votre surface de travail, ne laissez pas la poussière et la saleté s’accumuler. 
Garnissez votre espace de travail d’éléments qui vous donneront envie de travailler.

Par exemple, une tasse de thé, un carnet pour prendre des notes, une petite plante, de la musique relaxante en fond, etc.

Personnellement, j’adore travailler face ou à côté d’une fenêtre, cela m’apporte de la lumière naturelle et de l’inspiration. 
Nettoyez et rangez votre espace de travail après votre journée, cela vous permettra de recommencer le lendemain sur un bureau propre et accueillant.

Vous garderez ainsi toute votre motivation et productivité au fil de la semaine.

Trop souvent nous sous-estimons l’impact de notre espace de vie sur notre efficacité et productivité, alors pour être productif au travail on range tout ça

#3. Organisez-vous

crayons et agenda sur une table avec une fleur rose

Etre productif – Photo de Bethany Cirlincione.

Ce point peut vous sembler logique mais surtout très vaste, et c’est normal. 

Bien s’organiser est à la base d’une grande productivité, mais c’est un concept très large qui diffère d’une personne à l’autre. 

C’est justement pour cela que j’ai regroupé mes 5 points importants pour vous organiser efficacement et donc être bien plus productif.

a) Sur papier ou à l’aide d’une application

Je suis une adepte des listes, c’est bien simple, j’en ai partout et surtout pour tout.  

Elles sont puissantes et indispensables à quiconque désire devenir plus productif car elles permettent de transférer tous nos projets, idées et tâches de notre cerveau. 

Ceci permet de libérer notre esprit et d’être sûr de ne rien oublier ou de ne rien laisser de côté. 

En pratique

Vous pouvez utiliser: 

Un bloc-notes qui vous permet d’organiser votre semaine puis vos journées. 
Une application qui regroupe toutes vos tâches que vous pouvez classer à votre guise (Trello, Todoist, Evernote, etc.). 
Un modèle PDF que vous remplissez avec vos tâches de la semaine et que vous imprimez. 
Les post-it de votre ordinateur. 

Personnellement, j’utilise plusieurs de ces points: 

Trello, pour classer sur le long terme tous mes objectifs et projets. 
Les post-it sur mon Mac pour avoir les tâches les plus importantes et prioritaires à portées de vue. 
Des bloc-notes qui me permettent d’organiser et de gérer mes journées une à une et d’écrire mes accomplissements.

b) Établissez des priorités

Maintenant que vous avez choisi votre support pour faire vos listes, il est important d’établir des priorités

C’est-à-dire, ne pas faire des listes à rallonge avec une trentaine d’éléments, mais plutôt d’avoir 3 ou 4 points qui sont les plus importants. 

En pratique
Faites la liste complète de tout ce que vous devez faire dans la journée. 
Triez ces choses à faire par ordre d’importance et d’urgence
Faites une nouvelle liste en sélectionnant en priorité les 3 ou 4 éléments les plus importants et urgents. 

De cette façon, vous ne vous éparpillerez plus et serez plus productif sur les points qui sont vraiment importants pour vous. 

En accomplissant ces tâches importantes, vous resterez motivé pour continuer. 

c) Préparez la veille 

Lorsque l’on cherche à gagner en productivité, il est important de préparer sa liste de choses à faire la veille

Ainsi, vous allez vous coucher en sachant déjà ce que vous réserve le lendemain ce qui vous permet d’être plus serein et d’avoir l’esprit libre. 

Aussi, il est important de relire cette liste le lendemain matin avant de commencer votre journée de travail pour visualiser ce que vous avez à faire. 

d) Ayez des journées à thèmes

S’il y a bien une chose qui m’aide énormément à améliorer ma productivité, c’est d’avoir des journées à thèmes. 

C’est-à-dire, avoir des journées qui sont prévues pour chaque projet ou objectif précis et uniquement eux. 

Par exemple, le lundi est fait pour les réseaux sociaux, le mardi à écrire du contenu pour le blog, le mercredi à publier ce contenu sur le site, etc.

Ainsi, je ne m’éparpille pas dans ma journée à faire plusieurs choses différentes qui me font perdre temps et productivité. 

e) Le batching 

Pour devenir plus productif, la technique du batching est super car elle vous fait gagner pas mal de temps. 

Il s’agit ici de travailler intelligemment en regroupant le maximum de tâches similaires et en les traitant en une seule fois. 

Par exemple, j’aime prendre 10-15 min par jour pour répondre à tous mes mails, ou encore planifier à l’avance une fois par semaine mes posts instagram au lieu d’y revenir tous les jours. 

De cette façon, je me concentre une seule fois sur mon objectif, je l’accomplis et je passe à un autre. 

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#4. Travaillez au bon moment 

Etre productif – Photo de Simon Abrams.

Certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres après le déjeuner et pour certains ce sera le soir. 

Mais que vous soyez du matin ou du soir, savoir travailler au moment où vous êtes le plus productif à son importance

Car c’est lorsque vous avez le plus d’énergie qu’il faut accomplir les tâches les plus lourdes et cruciales. 

En pratique
Soyez attentif au moment de la journée ou vous avez le plus d’énergie pour savoir si vous êtes plutôt du matin ou du soir. 
Une fois que ceci est établi, dirigez vos listes de tâches en fonction de cela.

Planifiez les tâches les plus demandantes au bon moment et gardez les tâches qui demandent moins d’énergie pour le reste de la journée (répondre aux e-mails par exemple).

#5. Appliquez la règle des 2 min

Etre productif – Photo de Kevin Bhagat.

Lorsque l’on cherche à être plus productif, chaque minute compte et chaque tâche que l’on raye de notre todo list est une tâche en moins. 

Eh bien la règle des 2 min est bien simple, si une tâche à accomplir prend moins de 2 min, faites la tout de suite

Cela vous permettra de libérer votre esprit et d’avoir ce sentiment de tâche accomplie et rien n’est plus important lorsque l’on desire être plus productif.

#6. Prenez des pauses

faites des pauses

Etre productif – Photo de Joanna Kosinska.

Prendre des pauses est extrêmement important et bénéfique pour votre productivité. 

C’est ce qui permettra de recharger vos batteries et de revenir travailler ensuite avec une nouvelle énergie. 

Il ne faut pas sous-estimer le pouvoir des pauses au travail et souvent on estime que ça ne fera que nous ralentir ou encore perdre notre temps. 

Pourtant, ce sont ces pauses qui améliorent votre productivité dans la journée et sur le long terme. 

En pratique
Faites une petite marche.
Prenez un goûter, comme des fruits qui ont une forte teneur en glucose, ce qui permettra à votre cerveau de reprendre des forces pour continuer.
Lisez 10 min. 
Parlez avec un collègue ou un ami.
Méditez.

N’hésitez pas à faire preuve de créativité pour prendre des pauses qui vous feront du bien et qui vous apporteront un second souffle d’efficacité. 

#7. Contrôlez les distractions

ordinateurs et telephone sur une table

Etre productif – Photo de Domenico Loia.

Dans notre monde actuel, pour être productif, il est important de savoir contrôler les distractions extérieures. 

En effet, nous sommes toute la journée bombardés par toutes sortes de distractions qui à la longue peuvent nous faire perdre en productivité. 

Cependant, il n’est pas question de les supprimer, vous avez le droit de regarder vos réseaux sociaux pendant 5 min entre 2 tâches. 

Le but ici n’est pas de se priver mais plutôt de reprendre le contrôle

En pratique
Ne répondez pas tout de suite aux e-mails, sauf ceux urgents.

Prévoyez un temps par jour pour répondre aux mails et ensuite considérer votre boite mail comme inexistante
C’est la même chose pour les réseaux sociaux. Prévoyez 5 min entre 2 objectifs accomplis pour regarder vos news. 
Ne répondez pas au téléphone ou aux messages tout de suite sauf s’il y a urgence.

Répondez ou rappelez plus tard dans la mesure du possible.
Si vous le pouvez, mettez votre téléphone en mode avion durant vos heures de travail, cela empêchera les notifications et appels d’entrer et donc de vous distraire.  

Essayez de vous créer une bulle de travail où votre productivité pourra s’exprimer sans être dérangée toutes les 5 mins. 

Vous serez ainsi capable de  vous concentrer sur les objectifs qui comptent vraiment. 

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#8. Dites non

un gros No en néon

Etre productif – Photo de Jon Tyson.

Nos quotidiens sont aujourd’hui remplis de superflus et il est parfois difficile de revenir à l’essentiel, à ce qui nous pousse vraiment. 

Lorsque cela nous arrive, nous avons tendance à être moins productif et à nous laisser submerger par ce superflu. 

Il est alors important de se rappeler de ce qui compte vraiment pour nous et surtout de dire non au non-essentiel, même si cela peut nous mettre dans une situation inconfortable.

Par exemple, ne prenez pas ce projet supplémentaire si vous n’avez pas le temps de terminer ces 2 autres projets qui vous tiennent à coeur. 

Refusez gentiment et poliment vous permettra d’être aligné avec vos envies profondes et de garder votre productivité pour ce qui compte vraiment. 

#9. Faites une liste d’accomplissements

une femme qui prend des notes dans un carnet

Etre productif – Photo de My Life Journal.

Lorsque nous accomplissons quelque chose, nous avons tendance à le prendre trop souvent pour acquis et à vite oublier le travail que nous y avons mis. 

Pourtant, nous y avons consacré du temps et de l’énergie et c’est pourquoi il est important d’avoir une liste d’accomplissements que vous remplirez au fur et à mesure des tâches finies de votre to do list. 

En pratique
Écrivez sur cette liste les tâches que vous avez accomplies dans la journée.

Cela vous permettra de prendre conscience du travail réalisé. 
Vous pouvez également ajouter tous les éléments qui n’étaient pas forcément sur votre todo list, comme la préparation d’un repas sain et équilibré par exemple. 

N’hésitez pas à y ajouter le moindre petit accomplissement car cela vous apportera un sentiment de fierté et vous donnera envie de continuer.  

#10. Laissez-vous du temps 

Etre productif – Photo de Nathan Dumlao.

Être productif n’est pas un talent que l’on a ou pas, ce n’est pas un don que nous obtenons à la naissance, c’est un processus qui demande de l’apprentissage et du temps. 

Ce processus va vous demander de passer à l’action, de lire sur le sujet, d’essayer et d’échouer, de demander des conseils et surtout du temps.

Car pour savoir ce qui fonctionne pour vous, il va falloir mettre en place des techniques qui s’avèreront efficaces ou non avec le temps

Alors ne vous inquiétez pas trop si vous n’êtes pas aussi productif que vous le voudriez au départ, le processus demande de l’ajustement et de la réflexion. 

Avec du recul et du temps, vous y arriverez. 

Documents pour être plus productif

comment gerer son temps travail
comment gerer son temps to do list
comment gerer son temps prendre des pauses
comment gérer son temps accomplissements de la journée

Lorsque l’on veut évoluer dans sa vie ou dans son travail, savoir comment être plus productif est très bénéfique, et j’espère que mes 10 conseils vous aideront à atteindre un certain niveau de productivité.

Si vous avez des questions ou des conseils pour les autres, n’hésitez pas à laisser votre commentaire.

Je suis toujours ravie de vous lire!

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